- 1. ส่งรายละเอียดระเบียบเงื่อนไขของกองทุนของท่านมาให้ทางทีมงาน เพื่อใช้ในการกำหนดตั้งค่าการใช้งานโปรแกรมกองทุน เช่น จำนวนวันรับสิทธิ์ที่จะได้รับสวัสดิการ, สวัสดิการเสียชีวิต, สวัสดิการประสบอุบัติเหตุ, สวัสดิการทุนการศึกษา, จำนวนเงินค่าแรกเข้าเป็นสมาชิกถ้ามี เป็นต้น
- 2. เตรียมข้อมูลสมาชิกรายละเอียดในรูปแบบไฟล์ Excel ที่ทางทีมงานได้เตรียมไฟล์ต้นแบบเอาไว้ให้ (Excel_Import.xls)
รายละเอียดในการเตรียมข้อมูลเก่าจากไฟล์ Excel
- ให้รวบรวมข้อมูลตามไฟล์ตัวอย่าง Excel_Import.xls โดยให้เรียงข้อมูลตรงตามช่องในคอลัมน์ต่างๆ ซึ่งในไฟล์นี้จะแสดงรูปแบบข้อมูลที่สามารถนำมาแปลงลงในโปรแกรมกองทุนได้ ให้ท่านใช้ไฟล์ต้นแบบนี้เป็นหลักโดยลบข้อมูลเก่าจากตัวอย่างออกให้หมดเสียก่อนใช้งานจริง โดยคงไว้เพียงแค่แถวแรกแถบสีเขียวที่บอกรายละเอียดในแต่ละช่องเท่านั้นเป็นพอ สำหรับข้อกำหนดเงื่อนไขได้อธิบายไว้ด้านล่างนี้แล้วคะ
- ที่ช่อง คำนำหน้าชื่อ+ชื่อจริง+นามสกุล จะใส่รวมกันลงมาในช่องชื่อจริงช่องเดียวก็สามารถทำได้เลยคะ หรือจะแยกออกมาเป็นช่องๆ ดังตัวอย่างในไฟล์ Excel ก็สามารถทำได้ด้วยเช่นเดียวกัน
- สำหรับคอลัมน์ สมรส,หย่า,หม้าย,กำพร้า,พิการ และ ด้อยโอกาส ถ้าหากต้องการเลือกให้ใส่ตัวอักษรเอ็กซ์ "X" เพื่อกำหนดสถานะภาพของสมาชิก แต่ถ้าไม่เลือกก็ไม่ต้องใส่ปล่อยว่างๆเอาไว้คะ
- และที่สำคัญสำหรับช่องที่บังคับต้องใส่ข้อมูลมาให้ทีมงานด้วยที่ขาดไม่ได้เลยจะมีช่อง ผู้ประสานงาน, ชุมชน, ชื่อจริง, และ วันที่สมัคร รวม 4 ช่องที่ท่านต้องระบุมา ส่วนช่องอื่นๆไม่บังคับคะ ถ้าหากท่านมีข้อมูลในช่องต่างๆอยู่แล้วจะใส่มาเลยก็ได้คะ หรือถ้าไม่มีก็ไม่ต้องใส่
ในกรณีที่วันเกิดของสมาชิกไม่มีวันที่ หรือ เดือนเกิด หรือ ต้องการจะระบุวันเกิดพิเศษ ให้ระบุดังนี้
- กรณีแรก ไม่มีวันที่เกิด คือ 0 พฤศจิกายน 2517 ให้ท่านกำหนดเป็น '--/11/2517
- กรณีสอง ไม่มีวันที่เกิดและเดือนเกิดมีแต่ปีเกิด เช่น เกิดปี 2517 ให้ท่านกำหนดเป็น '--/--/2517
- กรณีสาม วันเกิดเป็นวันที่แบบพิเศษเฉพาะ เช่น 31/06/2503 (ซึ่งในเดือนมิถุนายนวันที่สูงสุดคือ 30/06/2503) ให้ท่านกำหนดเป็น '=31/06/2503
หมายเหตุ หลังจากแปลงไฟล์ Excel มาใช้งานในโปรแกรมกองทุนแล้ว รหัสสมาชิกจะถูกเรียงลำดับสร้างใหม่ทั้งหมด โดยที่ท่านสามารถกำหนดรหัสชุมชนใหม่เอาเองได้ตามต้องการ ส่วนเรื่องการกำหนดเงินออมของสมาชิก รวมทั้งการจ่ายสวัสดิการให้แก้สมาชิกในแต่ละราย ท่านต้องเลือกกำหนดเอาเองทีหลัง ซึ่งการแปลงไฟล์ Excel นี้ไม่ได้รวมความสามารถในการกำหนดเงินออมและจ่ายสวัสดิการอื่นๆเอาไว้ (ยกเว้นสวัสดิการเสียชีวิตกรณีที่ได้กำหนดวันเสียชีวิตมา) ส่วนข้อมูลที่ท่านนำส่งมาให้ทีมงานนั้นจะถูกลบทิ้งหลังแปลงข้อมูลเสร็จสิ้นแล้ว ทีมงานจะไม่นำข้อมูลที่ได้ไปเผยแพร่ต่อ หรือนำไปใช้งานเพื่อผลประโยชน์ต่อตนเองหรือต่อผู้อื่น นอกจากตัวเจ้าของหรือตัวผู้ส่งข้อมูลมาให้ทีมงานที่สามารถนำข้อมูลไปใช้งานได้เท่านั้น
ภาพตัวอย่างข้อมูลในไฟล์ Excel_Import.xls
หลังจากท่านได้ส่งไฟล์ Excel_Import.xls ไปให้ทีมงานทำการแปลงข้อมูลแล้ว เมื่อทีมงานได้ทำการแปลงไฟล์ให้ท่านเสร็จเรียบร้อย ก็จะแจ้งตอบกลับท่านไปทางอีเมล์ พร้อมแนบไฟล์ฐานข้อมูลกองทุนไปให้ท่านด้วย สำหรับรายละเอียดการดาวน์โหลดเพื่อนำไฟล์ฐานข้อมูลกองทุนที่แปลงเสร็จเรียบร้อยแล้วไปใช้งานนั้น อ่านรายละเอียดได้ตามด้านล่างนี้คะ
ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์แปลงข้อมูลและการเรียกใช้งาน
1. ให้ท่านดาวน์โหลดไฟล์บีบอัดข้อมูล "Database-เริ่มต้น.rar" ที่ได้แนบมากับอีเมล์ฉบับนี้ลงคอมพิวเตอร์เสียก่อน แล้วจึงค่อยทำการแตกไฟล์เพื่อให้ได้ไฟล์ฐานข้อมูลอีกทีหนึ่งก็จะได้ไฟล์ฐานข้อมูลชื่อ "Database-เริ่มต้น.mdb"
2. ก๊อปปี้ไฟล์ "Database-เริ่มต้น.mdb" ไปวางไว้ที่โฟลเดอร์ที่เก็บโปรแกรมกองทุน (ค่าตั้งต้นตอนติดตั้งจะเก็บไว้ใน "C:\Program Files\CWF" หรือ "C:\Program Files (x86)\CWF")
3. ให้เข้าโปรแกรมกองทุนจากนั้นเข้าไปที่เมนู "แฟ้มฐานข้อมูล" -> "เรียกใช้ข้อมูลเก่า (Open)" แล้วเลือกไฟล์ "Database-เริ่มต้น.mdb" ที่เราพึ่งก๊อปปี้มาวางเมื่อสักครู่ เมื่อเลือกไฟล์แล้วให้กดปุ่ม [เรียกใช้] โปรแกรมกองทุนจะทำการโหลดฐานข้อมูลใหม่ และเข้าโปรแกรมใหม่อีกครั้งเพื่อเริ่มต้นใช้งานได้ตามปกติ
อธิบายเพิ่มเติม
ในการใช้งานโปรแกรมเริ่มแรกท่านต้องกำหนดระเบียบเงื่อนไขเสียก่อน โดยเข้าไปปรับตั้งค่าได้จากเมนู "เครื่องมือ" -> "ตั้งค่าโปรแกรม" โดยให้ท่านกำหนดค่าต่างๆตามต้องการ หากท่านกำหนดเลขที่บัตรประชาชนมาผิด เมื่อแปลงข้อมูลลงโปรแกรมกองทุนแล้ว ในช่อง"บัตรประชาชน" จะแสดงข้อความว่า "เลขผิด" ให้ท่านทำการแก้ไขให้ถูกต้องต่อไป
หากท่านไม่ได้กำหนด วันที่ หรือ เดือนของวันเกิดของสมาชิกมาให้ ทางโปรแกรมเมอร์จะกำหนดค่าวันที่เริ่มต้นเพื่อไว้ใช้คำนวณอายุของสมาชิกท่านนั้นๆ ดังนี้เช่น สมาชิกมีแต่ปีเกิดอย่างเดียวไม่มีวันที่หรือเดือนที่เกิด ผลที่ได้คือ "1/1/ปีที่เกิด" หรือ หากมีสมาชิกที่ไม่มีวันเกิดมีแต่เดือนและปี เช่น เกิดเดือนเมษายน พ.ศ.2480 ผลที่ได้คือ "1/4/2480" เป็นต้น
ท่านสามารถกำหนดเงินออมของสมาชิกแยกออกเป็นแต่ละๆ ปีได้ หรือสรุปยอดเงินออมสะสมรวมในปีปัจจุบันเป็นค่ายอดเดียวเลยก็สามารถทำได้เช่นกันคะ ในกรณีที่ท่านต้องการระบุเงินออมในแต่ละปีย้อนหลังนั้น ทำได้โดยให้ท่านปรับเปลี่ยนเวลาของเครื่อง หรือเข้าไปที่เมนู "เครื่องมือ" -> "ปรับวันเดือนปี-เพื่อป้อนข้อมูลย้อนหลัง" หรือ ดับเบิ้ลคลิกเม้าส์ซ้ายที่แสดงเวลาวันที่ในตัวโปรแกรมกองทุนเองก็ทำได้เช่นเดียวกันคะ
ในการระบุเงินออมของสมาชิกในเบื้องต้นตัวโปรแกรมได้กำหนดตั้งค่าโปรแกรมมาให้คือระบุรายเดือนจะเป็น 30 บ. หรือ 31 บ. ตามแต่จำนวนวันสูงสุดของเดือนนั้นๆ และระบุแบบรายปี 365 บาท โดยใช้กับทุกช่วงอายุของสมาชิก หากท่านต้องการปรับตั้งค่าใหม่ก็สามารถทำได้โดยเข้าไปที่หน้า "เครื่องมือ" -> "ตั้งค่าโปรแกรม" -> "หัวข้อต่างๆ"
***จากรูปด้านล่างแสดงตัวอย่างการตั้งค่าปุ่มรายเดือน/รายปี โดยปรับแก้ไขแบบรายเดือน 30 บ. เท่ากันในทุกๆเดือน และแบบรายปีจะเป็น 360 บาท ใช้กับทุกช่วงอายุของสมาชิกทั้งหมดทุกคน***
ดาวน์โหลดไฟล์ Excel_Import.xls
คลิกที่นี่เพื่อดาวน์โหลด (ดาวน์โหลดทันที)
